Empfang organisieren
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer.
Fröschen & Partner · Ihr digitaler Rechnungsprozess
E-Rechnung.
Einfach in Ihren Alltag integriert.
Formate verstehen. Zuständigkeiten klären. Gemeinsam einen Ablauf finden, der zu Ihrem Unternehmen passt.
RECHNUNG
Beispiel · keine echte RechnungRE-2026-001
Leistung100,00 €
Umsatzsteuer19,00 €
Gesamt119,00 €
STRUKTURIERTE DATEN
Rechnungsnummer RE-2026-001
Nettobetrag 100.00
Steuerbetrag 19.00
Bruttobetrag 119.00
Für Menschen verständlich.
Für Software verarbeitbar.
Der Unterschied steckt in den Daten
Digital ist der Anfang.
Strukturiert macht den Unterschied.
Eine einfache PDF ist eine digitale Ansicht. Die E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung. Öffnen Sie die drei Beispiele.
PapierrechnungLesen und erfassenUnterschied ansehen +
Die Angaben stehen auf Papier. Für die digitale Verarbeitung müssen sie erfasst oder ausgelesen werden. Papier gehört zu den sonstigen Rechnungen.
Einfache PDFDigital ansehenUnterschied ansehen +
Eine PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist ebenfalls eine sonstige Rechnung. Die Übermittlung per E-Mail allein macht daraus keine E-Rechnung.
E-RechnungDaten weiterverarbeitenUnterschied ansehen +
Die Daten folgen einer vorgegebenen Struktur. Üblich sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile. Ein Viewer macht reine XML-Rechnungen lesbar.
XRechnung oder ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD verbindet in der üblichen hybriden Form eine PDF-Ansicht mit XML-Daten. Für die umsatzsteuerliche E-Rechnung sind Version und Profil entscheidend; bei ZUGFeRD ab 2.0.1 sind MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen.
Vom Eingang bis zum Archiv
Fünf Schritte. Ein klarer Ablauf.
Ein möglicher gemeinsamer Prozess. Klicken Sie die einzelnen Stationen an – die genaue Aufgabenverteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
01EingangRechnung annehmen +
Was passiert?
Die Originaldatei kommt an einem vereinbarten Eingang an.
Ihr Unternehmen
Eine zuständige Person und einen Empfangsweg festlegen.
Mit unserer Kanzlei
Übergabe und Schnittstellen gemeinsam abstimmen.
02PrüfungInhalt kontrollieren +
Was passiert?
Format und Inhalt werden geprüft: Passt die Rechnung zur Leistung?
Ihr Unternehmen
Leistung, Betrag und Rechnungsaussteller abgleichen.
Mit unserer Kanzlei
Steuerliche Fragen und Auffälligkeiten besprechen.
03FreigabeZuständigkeit klären +
Was passiert?
Eine verantwortliche Person gibt die Rechnung zur weiteren Bearbeitung frei.
Ihr Unternehmen
Vertretung, Rückfragen und Zahlungsfreigabe organisieren.
Mit unserer Kanzlei
Nachvollziehbare Abläufe und Übergabepunkte festlegen.
04BuchhaltungDaten nutzen +
Was passiert?
Beleg und Rechnungsdaten stehen für die Buchhaltung bereit.
Ihr Unternehmen
Erforderliche Informationen ergänzen und Rückfragen beantworten.
Mit unserer Kanzlei
Die Übernahme und buchhalterische Verarbeitung passend zum Mandat einrichten.
05ArchivierungOriginal erhalten +
Was passiert?
Der strukturierte Originalteil bleibt vollständig und unverändert verfügbar.
Ihr Unternehmen
Ablage, Berechtigungen und Sicherung festlegen.
Mit unserer Kanzlei
Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation abstimmen.
Die Freigabe- und Zahlungsorganisation bleibt individuell. Das Schaubild zeigt einen möglichen Ablauf, keine automatische Portal-Funktion.
Die zeitliche Orientierung
Empfang und Versand unterscheiden.
Überblick für grundsätzlich erfasste Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ausnahmen und besondere Verfahren sind gesondert zu prüfen.
Versand vorbereiten
Die allgemeine Übergangsfrist endet 2026. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € besteht die umsatzabhängige Übergangsregelung bis Ende 2027.
Übergangsfristen beendet
Für erfasste inländische B2B-Umsätze wird der Versand als E-Rechnung grundsätzlich verbindlich.
Welche Ausnahmen und Besonderheiten sind zu beachten?
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG. Private Endverbraucher und grenzüberschreitende Umsätze fallen nicht unter diese inländische B2B-Regelung. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine eigene Übergangsregelung bis Ende 2027. Bei sonstigen elektronischen Rechnungen, etwa einfachen PDFs, ist während der Übergangszeit grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben haben.
Drei Fragen. Ihr nächster Schritt.
Wo stehen Sie
mit der E-Rechnung?
Erhalten Sie eine kurze Aufgabenliste für Ihren Einstieg. Ihre Antworten bleiben im Browser und werden nicht gespeichert oder an uns übermittelt.
Der Wegweiser betrachtet Ihre Abläufe. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären wir im persönlichen Gespräch.
Gemeinsam mit Fröschen & Partner
Ein passender Ablauf.
Eine persönliche Begleitung.
Wir besprechen mit Ihnen den Eingang, die Übergabe und die Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Welche Funktionen und Übertragungswege über ADDISON Direkt für Ihr Mandat eingesetzt werden, stimmen wir individuell ab.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen.
Reicht eine PDF aus meinem Rechnungsprogramm?
Eine einfache PDF ohne strukturierten Datenteil ist keine E-Rechnung. Prüfen Sie, ob Ihr Programm ein geeignetes E-Rechnungsformat ausgeben kann.
Muss ich neue Software kaufen?
Prüfen Sie zuerst die Funktionen Ihres vorhandenen Programms. Klären Sie mit dem Anbieter das unterstützte Format, die Übertragung und den Umgang mit eingehenden Dateien. Gemeinsam stimmen wir den Anschluss an die Buchhaltung ab.
Wie lange muss ich die Rechnung aufbewahren?
Umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Andere Vorschriften oder steuerliche Verfahren können eine längere Aufbewahrung erfordern. Der strukturierte Originalteil muss erhalten bleiben; ein Ausdruck allein genügt dafür nicht.
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
XML-Dateien verwerfen, nur Ausdrucke ablegen, Rechnungen ungeprüft freigeben oder unklare Zuständigkeiten schaffen. Vereinbaren Sie einen nachvollziehbaren Ablauf einschließlich Vertretung und Datensicherung.
Kann ich hier meine Rechnung hochladen und prüfen lassen?
Diese Seite bietet Erläuterungen und einen Wegweiser, keinen Datei- oder Rechnungsvalidator. Für eine konkrete Rechnung vereinbaren Sie mit uns den passenden Übermittlungsweg über den Mandantenbereich ↗.
Gilt für Rechnungen an Behörden dasselbe?
Für öffentliche Auftraggeber gelten ergänzende Vorgaben, etwa zum Rechnungseingang und zur Leitweg-ID. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrem Auftraggeber.
Stand: 14. Oktober 2026
Grundlagen und weiterführende Informationen: