Bei der E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz. Pflichtangaben, technische Prüfung und nachvollziehbare Korrekturen müssen deshalb in den Rechnungsprozess eingebaut werden.
Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil
Alle umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben müssen im strukturierten elektronischen Teil enthalten sein. Das gilt insbesondere für die Leistungsbeschreibung.
Bloße Verweise auf Verträge, Lieferscheine oder Leistungsnachweise reichen dort nicht aus. Ergänzende Einzelheiten können in eingebetteten Anlagen mitgegeben werden.
Technische und inhaltliche Prüfung gehören zusammen
Bei eingehenden E-Rechnungen genügt eine reine Formatprüfung nicht. Vor der Zahlung sollten sowohl das technische Prüfergebnis als auch die maschinenlesbaren Rechnungsbestandteile kontrolliert werden.
E-Rechnungen, die im ADDISON-Direkt-Portal bereitgestellt werden, werden dort technisch geprüft und lesbar angezeigt. Die inhaltliche Prüfung der Rechnung bleibt dennoch erforderlich.
Korrekturen ebenfalls elektronisch abbilden
Berichtigungen von Rechnungspflichtangaben sind grundsätzlich ebenfalls als E-Rechnung vorzunehmen. Ursprungsrechnung und Korrektur müssen gemeinsam erkennen lassen, welche Leistung tatsächlich abgerechnet wird.
Für die Baubranche wird das sogenannte Rotstiftverfahren nicht länger akzeptiert. Hier sollten Leistungsabstimmung und elektronische Berichtigung sauber organisiert werden.
Was jetzt zu prüfen ist
Die nächsten Schritte im Überblick.
- Leistungsbeschreibung vollständig im strukturierten Datensatz führen.
- Eingangsrechnungen technisch und inhaltlich vor der Zahlung prüfen.
- Bonus-, Skonto- und Rabattvereinbarungen nachvollziehbar zuordnen.
- Korrekturprozesse rechtzeitig auf elektronische Rechnungen ausrichten.